Pedoman Perlindungan Informasi Pribadi

PT. OS Selnajaya Indonesia (dengan ini disebut sebagai “Perusahaan”) secara penuh memahami pentingnya Informasi Pribadi dan percaya bahwa merupakan tanggungjawab social perusahaan untuk melindungi Ingormasi Pribadi dengan baik. Maka, dalam hal melindungi Ingormasi Pribadi, seluruh petugas dan karyawan Perusahaan hendaknya mengindahkan hukum, peraturan dank ode etik lainnya terkait melindungi Informasi Pribadi dalam melaksanakan aktivitas usaha, dan Perusahaan secara menyeluruh hendaknya mengikuti prinsip-prinsip di bawah ini dengan tujuan agar sistem perlindungan Informasi Pribadi dapat dikelola dan dikembangkan secara berkelanjutan:

1. Perolehan dan Penggunaan Informasi Pribadi

Perusahaan hendaknya memperoleh Informasi pribadi hanya melalui cara yang sah, dan menggunakan Informasi Pribadi tersebut dalam lingkup tujuan yang telah dinyatakan pada saat perolehan informasi tersebut, dan dalam lingkup di mana informasi pribadi tersebut perlu untuk digunakan. Perusahaan hendaknya menyampaikan pemberitahuan terkait perolehan dan penggunaan Informasi Pribadi tersebut dengan judul “Penanganan Informasi Pribadi.”

2. Observasi hukum, regulasi dan kode etik

Dalam menangani Informasi pribadi, Perusahaan hendaknya mengindahkan hukum, regulasi, dan kode etik lainnya yang berlaku dalam hal perlindungan Informasi Pribadi

3. Implementasi Ukuran Keamanan

Perusahaan hendaknya senantiasa menjaga ketepatan dari Informasi Pribadi dan menerapkan ukuran keamanan untuk mencegah adanya akses dari pihak tak berwenang terhadap Informasi Pribadi, atau kebocoran, kehilangan, atau adanya manipulasi terhadap Informasi Pribadi, dan hendaknya berkomitmen untuk memastikan terjaminnya keamanan terkait pengelolaan Informasi Pribadi.

4. Menghormati Hak terkait Informasi Pribadi

Dalam hal seseorang ingin mengungkap, mengubah, menambah, menghapus, atau menahan Informasi Pribadi miliknya yang dipunyai oleh Perusahaan, maka Perusahaan hendaknya mengormati hak terhadap Informasi Pribadi tersebut dan merespon dengan segera. Selain itu, apabila seseorang mengajukan komplain terkait Informasi Pribadi yang diberikannya kepada Perusahaan, Perusahaan hendaknya menanggapi hal tersebut dengan sungguh-sungguh.

5. Penetapan dan Pelaksanaan Aturan Perlindungan Informasi Pribadi

Perusahaan hendaknya menetapkan aturan pengelolaan Informasi Pribadi sejalan dengan prinsip-prinsip hukum, peraturan, dan kode etik yang berlaku terhadap perlindungan Informasi Pribadi, dan seluruh jajaran pelaksana serta pegawai hendaknya mengindahkan aturan tersebut. Perusahaan juga hendaknya meninjau kembali peraturan-peraturan ini secara baik dalam waktu-waktu yang telah ditentukan, dan secara berkelanjutan mengadakan perkembangan dari peraturan-peraturan ini.

Penanganan Informasi Pribadi

Isi dari Penanganan Informasi Pribadi ini diambil dari ketentuan dari Manajer Umum dalam mewakili Divisi Manajemen Bisnis dari OUTSOURCING Inc. berdasarkan Pedoman Perlindungan Informasi Pribadi dengan adanya penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan berdasarkan pada kebijakan Perusahaan dan peraturan yang berlakui di Republik Indonesia. Istilah yang digunakan dalam dokumen ini disesuaikan dengan definisi yang telah tersedia dalam Pedoman Perlindungan Informasi Pribadi.

1. Perlindungan Informasi Pribadi yang Tepat

PT. OS Selnajaya Indonesia (dengan ini disebut “Perusahaan”) akan mengelola Informasi Pribadi yang didapatkan dengan tepat dan dengan menjaga keamanannya, serta akan melakukan kebijakan proteksi untuk mencegah adanya akses terhadap Informasi Pribadi dari pihak lain yang tidak berwenang, kehilangan, kehancuran, manipulasi, kebocoran, dll terhadap Informasi Pribadi.

2. Tujuan dan Penggunaan Informasi Pribadi

1. Informasi Pribadi, termasuk Informasi Pribadi Spesifik, yang diperoleh oleh Perusahaan hendaknya digunakan dalam lingkup usaha sebagaimana yang tercantum dalam Artikel Pendirian beserta amanedemennya, dan dalam hal Informasi Pribadi harus diserahkan pada pihak ketiga, hal teersebut harus diurus dengan baik setelah sebelumnya sejara jelas menyatakan tujuan penggunaan dalam lingkup yang sesuai dan telah sebelumnya mendapatkan persetujuan dari pemilik informasi tersebut.
2. Informasi Pribadi Spesifik yang didapatkan oleh perusahaan hendaknya digunakan untuk persiapan pengarsipan pembayaran atau untuk pembayaran upah dll, persiapan dokumen proseduran untuk asuransi social dan pekerja, atau untuk tujuan lain dalam lingkup yang telah tercantum dalam hukum dan peraturan lokal.

3. Manajemen Informasi Pribadi

1. Informasi Pribadi, kecuali Informasi Pribadi Spesifik, hendaknya dikelola secara teliti dan benar sejalan dengan aturan pengelolaan Informasi Pribadi
2. Pengelolaan Informasi Pribadi Spesifik hendaknya dilakukans secara internal oleh Perusahaan. Informasi tersebut hedaknya dikelola secara teliti dan benar sejalan dengan hukum dan peraturan dll terkait Informasi Pribadi Spesifik dan dengan mengikuti aturan Informasi Pribadi Spesifik Perusahaan.

4. Penggunaan Informasi Pribadi

Perusahaan tidak diperkenankan untuk menggunakan Informasi Pribadi yang telah diperoleh untuk kepentingan selain yang telah disebutkan di Poin 2 di atas. Selain itu, Informasi Pribadi yang tidak lagi dipergunakan harus segera dihapus dan dibuang sesuai dengan prosedur yang tertera.

5. Peraturan mengenai Informasi Pribadi terkait Pihak Ketiga

Perusahaan tidak diperkenankan untuk memberikan Informasi Pribadi ke pihak ketiga, kecuali pada kasus-kasus berikut:

1. Pada kasus dimana peraturan berdasarkan hukum atau aturan, atau dalam hal dimana pengadilam atau organisasi pemerintah lainnya yang memiliki kewenangan yang sah meminta informasi pribadi tersebut untuk diungkap.
2. Untuk Informasi Pribadi termasuk Informasi Pribadi Spesifik, diperkenankan bila individu pemilik Informasi Pribadi tersebut telah menyatakan kesediaan dibukanya informasi tersebut untuk tujuan-tujuan spesifik lainnya.
3. Penggunaan dalam hal aktivitas usaha Perusahaan sebagaimana yang telah disebutkan dalam Pasal Pendirian dan amandemennya.

6. Alih Daya dari Penanganan Informasi Pribadi

Dalam kasus Perusahaan mengalihkan penanganan Informasi Pribadi pada pihak ketiga, Perusahaan hendaknya memilih dan mempercayai pihak ketiga tersebut secara hati-hati dan memberikannya dengan syarat-syarat yang telah ditentukan dan melakukan sistem kelola keamanan informasi dari Informasi Pribadi, dan hendaknya menyimpulkan kontrak yang diperlukan untuk memastikan bahwa pihak yang dipercayakan mengindahkan poin-poin pengelolaan keamanan informasi dalam hal melindungi Informasi Pribadi yang diberikan.

7. Suspensi Penggunaan dan Penghapusan dll dari Informasi Pribadi

Dalam hal permintaan untuk mengungkap, mengubah, menambahkan, menghapus atau menahan penggunaan Informasi Pribadi yang telah diberikan kepada Perusahaan, individu yang bersangkutan hendaknya mengirimkan permintaan tersebut ke info@osselnajaya.com. Untuk mengonfirmasi identitas, Perusahaan akan melakukan kebijakan-kebijakan yang dibutuhkan dalam periode waktu yang sesuai.